"זה מקצוע שהוא לא באמת מקצוע"

"שום דבר בפוליטיקה לא קורה במקרה, ואם משהו קורה אתם יכולים להיות בטוחים שהוא תוכנן בצורה כזאת". כך אמר בזמנו פרנקלין רוזוולט, הנשיא ה-32 של ארה"ב. ולא רק בנכר. גם במחוזותינו כדי להזיז מהלכים במסדרונות הכנסת ובמוקדי כוח אחרים, כדאי ורצוי מאוד לשכור את שירותיהם של לוביסטים חזקים. ואם היד אינה משגת, אז לפחות להתאגד כדי לנצל את יתרון הגודל. וזה בדיוק מה שמנסות לעשות בימים אלה שתי חלוציות בתחומן: יעל אלטמן ותמי אלשטיין, מתאמות נסיעות. הראשונה, מתאמת נסיעות מזה מספר חודשים בחברת גט טקסי והשנייה מנהלת נסיעות כ-3 שנים בתעשייה האווירית. אלטמן את אלשטיין ייסדו את ITMF – travel manager forum, פורום רכש טרוול חדש. למה? כי נמאס להן שלא לוקחים את המקצוע שלהן ברצינות בתוך ומחוץ לארגון בו הן עובדות. לדבריהן, הפורום נולד במטרה להעלות את המודעות לתפקיד הזה שנקרא מתאמת נסיעות בתוך הארגון ומחוצה לו; לאפשר לכל העוסקות במלאכה להתעדכן וליהנות מהזנה הדדית של מידע מקצועי; ובגדול, למנף את ענף הנסיעות העסקיות בישראל. נכון לכתיבת שורות אלה, חברות בפורום 35 מנהלות בסך הכל מתוך כאלף מנהלות בשוק, כאשר רף הכניסה עומד על ניהול תיק נסיעות בהיקף של לא פחות מחצי מיליון דולר. תמי אלשטיין, מנהלת נסיעות התעשייה האווירית יעל אלטמן, מתאמת נסיעות בגט טקסי מזה המקצוע הזה מתאמת נסיעות בחברה? "זה מקצוע שהוא לא באמת מקצוע. בגופים עסקיים, קטנים כגדולים, יש פונקציה כזאת שכפופה למחלקת כספים או למשאבי אנוש או לתפעול/רכש. אנחנו בעצם אחראיות על האינקמינג והאאוט-גואינג של החברה. זאת אחריות גדולה כי אם שלחנו עובד להתכלב באיזה בית מלון, זה מהר מאוד יגיע למנהל שלו וישפיע על תוצאות העבודה שלו בשטח. לכן, זה תפקיד עם אחראיות וקושי גדולים. מצד אחד צריך לחסוך כסף לחברה ומצד שני, להשאיר את העובד מחויך. עובדים מרוצים אל מול התייעלות וחסכון. זה קו שאפשר להגיע אליו אבל צריך המון כלים נכונים וזה אחד הקשיים של המקצוע". איך זה שבחלק מהחברות התפקיד הזה מוגדר מנהלת נסיעות ובחברות אחרות הוא מוגדר מתאמת נסיעות? "מתאמת או מנהלת זה לא בהכרח פועל יוצא של היקף העבודה אלא הגדרה פנים-ארגונית. אנחנו מניחות שמי שמגיעה מתוך הענף עם ניסיון ואם יש לה את האפשרות תנסה למצב את התפקיד ואת עצמה כמנהלת נסיעות ולא כמתאמת. למלים יש כוח". איך זה עובד בפועל? "עובד שצריך לצאת לנסיעת עבודה פונה אל מתאמת הנסיעות בחברה וזו מעבירה שרשרת אישורים בתוך הארגון לוודא שהנסיעה אכן יוצאת לפועל. לאחר מכן היא פונה לספקים: חברות תעופה, בתי מלון, חברות השכרת רכב ומחפשת גם באינטרנט ומרכיבה את הפאזל של הנסיעה. בתוך כל זה, המתאמת צריכה לראות שזה מתאים למדיניות של החברה מבחינת תקציב וערכים. למשל, סמנכ"לים טסים ביזנס מטיסות כאלה וכאלה. לתת לעובד מוצר מוגמר שיגרום לו להיות מחויך מצד אחד ושאני עשיתי את הרכש הנכון ביותר מצד שני. לייצר תמונה שנוחה לכולם". איזה תקציב אתן מנהלות? "אנחנו מנהלות תקציבים גדולים מאוד של מיליוני דולרים. צריך להבין איך ולאן מנתבים את כל הכסף. זה ניהול רכש לכל דבר וענין וממש לא תפקיד אדמיניסטרטיבי כפי שרבים נוטים לחשוב בטעות". איך נפגשתן? "נפגשנו בסיור אדיוקשיונל מטעם רשת הילטון וחברת התעופה איבריה במקסיקו סיטי. שם נחשפנו זו לזו. דיברנו. שאלנו שאלות. איך את מנהלת את זה ואת זה. ראינו שאנחנו שואבות כוח משיתוף ידע. התפתח בנינו שיח שכלל קושיות כמו למה אין פורום מקצועי לעוסקות בדבר? למה אין כנסים בתחום? ואיך מאגדים את הכוח שלנו אל מול הספקים? גילינו שבארה"ב יש איגודים של ממש למקצוע ורצינו גם. התחלנו להשתעשע עם הרעיון וכך נולד ה-ITMF". מהי המטרה העיקרית באמת של הפורום? "מטרת העל שלנו היא להפוך את הפונקציה הזו למקצוע לכל דבר ועניין. פונקציה שמנהלת מיליוני דולרים וזקוקה לכל הכלים כדי לנהל אותם על הצד הטוב ביותר. מטרת הפורום להקנות את הכלים הללו ללא עזרה והתערבות של חברות חיצוניות. ניטרלי לחלוטין. ועל הדרך, גם לחולל כאן העצמה נשית מאחר הרוב המכריע של העוסקים במקצוע הזה הם נשים". איך ענף הנסיעות מגיב ליוזמה שלכן? "מאז שהפורום נולד, אנחנו מקבלות חיבוק מהענף". ב-6 בדצמבר במלון שרתון בתל אביב יתקיים הכנס הראשון של הפורום "נכון ואנחנו נרגשות מאוד. הכנס הראשון מיועד אך ורק למתאמות/מנהלות ועד כה נרשמו כ-100 נרשמו. חיפשנו מי יעזור לנו להרים את הכנס הזה והמפיק בני מורן הסכים לקחת את הסיכון ולגייס חסויות לכנס. לשמחתנו יש לנו 15 נותני חסות גדולים בענף כמו: אל על, אמדאוס, אמריקן אקספרס, קוריאן איירליינס ועוד. בעתיד נקיים כנסים נוספים שיהיו פתוחים לקהלים נוספים בענף". כל כמה זמן הפורום צפוי להתכנס? "אחת לרבעון נדון בבית מלון בנושאים מגוונים כמו: רכש בתי מלון, כלים טכנולוגיים, פתרונות, חדשנות והתייעלות בתחום הנסיעות. בנוסף, מתקיים שיח כמעט על בסיס יומי בנושאים שוטפים בין חברות הפורום. גם הכנס לא יהיה אירוע חד פעמי. נארגן עוד כנסים בהמשך".