רק הכסף מדבר

במהלך השנים שוחחתי עם לא מעט אנשי כספים שמנהלים תקציבי ענק בחברות גדולות. האמת, כל פעם מחדש הופתעתי לגלות כי על אף היותם אנשי מספרים וגרפים ושהחיסכון הוא נר לרגליהם, הם אלו שמעריכים ומכבדים יותר מכל את קיומה ותיקצובה של מחלקת נסיעות בתוך הארגון. איך מצמצמים עלויות כבדות בלי הרבה מאמץ, ביצירתיות ובחשיבה מחוץ לקופסה? קראו את מה שיש לכמה מנהלי כספים לומר: "בחברה בינ"ל הוצאת הנסיעות היא מאוד משמעותית ועשויה להגיע למאות אלפים ואף למיליוני דולרים, ולכן יש חשיבות רבה מאוד בעיניי לניהול נכון, יעיל ואפקטיבי של נושא הנסיעות בהיבטי תקציב ואופרציה. חשוב מאוד שיהיה נוהל נסיעות מוגדר וברור באספקטים הקשורים בנסיעה, תקציבים, עלויות, דרגים שנוסעים, מדיניות החזר הוצאות וכיוצ"ב. אומנם תמיד יש מקום לשיקול דעת, אבל צריך שזה יהיה סביר והגיוני ולא לעיתים קרובות. נוהל הנסיעות מורכב מדרישותיהם של מח' הכספים תוך התבוננות שוטפת של הנוסעים בפועל, מח' הנסיעות היא הגורם המתווך בין ההנהלה לנוסע, היא שופכת את הידע והמקצעיות, לעיתים משנה ואף מקלה את הנוהל עפ"י הצורך". "מרגע שהיקף הנסיעות בחברה הופך למשמעותי יש לשקול פונקציה לניהול הנסיעות של עובדי החברה על מנת להפחית את ההוצאות, לבקר ולהבטיח כי העובדים עומדים בפוליסת הנסיעות של החברה, לאפשר תחרות בין ספקי נסיעות שונים ולחסוך זמן יקר של עובדי החברה. במקביל ועד לנקודה זו בזמן, יש למצוא מערכות תומכות בתחום הנסיעות אשר מפעילות מנגנונים של בקרות, התרעות, אישורים וחלופות הקיימות בשוק האינטרנט. נקודה נוספת שיש לקחת בחשבון ביישום של מערכת לניהול נסיעות הנה בקרת הנסיעות של עובדים בחו"ל שהינה מאתגרת במיוחד לחברה בה המטה נימצא בישראל. תחום הנסיעות הינו מאוד רגיש, בעיקר אצל מי שטס לעיתים תכופות ולכן אין לבצע פריצות בנוהל הנסיעות. ההשוואה בין העובדים בכל הנודע לנסיעות היא תכופה ומדוברת. על קידמת הטכנולוגיה אין עוררין, מי שלא לוקח חלק בה נותר מאחור, מערכת לניהול נסיעות מגלמת בחובה גם את היבט הסדר והאירגון, עצם היותה של מערכת כזו, מהווה חיסכון, עצם הידיעה שיש מישהו שמשקיף על הנעשה מלמעלה, מביא לעובדה שפחות נסיעות ניפתחות, נסיעות שאינן הכרחיות נופלות כבר ברמת החשיבה". "מחלקת הנסיעות הפנים אירגונית, מחולקת לפי אזורים גאוגרפיים אשר נותנת שרות למחלקות של החברה לפי מיקום איזורי בעולם. לאנשי מחלקת הנסיעות תפקיד חשוב – מתן השירות לעובד הנוסע והבקרה הפנימית על עלויות בראייה פיננסית, שני עינינים אלו משפיעים באופן ישיר על ההיבט הכלכלי, שכן רמת שרות נמוכה, גורמת לאי שביעות רצון אצל העובדים ועלולה לגרום לתחלופה או הוצאת השרות למקור חוץ היקר בהרבה. מרבית העובדים לא מכירים את התחום, אין להם זמן ויכולת החברה לסייע לעובדים באופן אישי בהחלט גורמת סיפוק או חוסר סיפוק מעבודתם בחברה. לדעתי, חסכון של פונקציית מח' נסיעות פנים ארגונית מביאה בין 10-15% חסכון מסך התקציב של הנסיעות בנטו". ולסיכום, איך סטיב ג'ובס המנוח אמר: "אלה שרואים דברים אחרת – הם לא אוהבים חוקים... אתם יכולים לצטט אותם, לחלוק עליהם, להלל או להשמיץ אותם, אבל הדבר היחיד שאתם לא יכולים לעשות הוא להתעלם מהם – בגלל שהם משנים דברים... חלק עשויים לראות אותם כמטורפים, אנחנו רואים גאונים, מכיוון שאלה המספיק מטורפים כדי לחשוב שהם יכולים לשנות את העולם, הם אלה שעושים זאת".